Mit diesen Tipps gelingt Ihre Weihnachtsfeier

Alle Jahre wieder stehen Unternehmen und Vereine vor der Herausforderung, ihren Mitarbeitern bzw. Mitgliedern eine schöne Weihnachtsfeier zu bescheren. Da niemand jedes Jahr dasselbe Programm erleben möchte, gilt es immer wieder eine neue Überraschung zu organisieren. Entsprechend viele Gedanken müssen sich die Organisatoren machen, damit die Weihnachtsfeier auch ein echter Erfolg wird und in guter Erinnerung bleibt. Wer einige einfache Tipps beachtet, dem fällt die Organisation der Weihnachtsfeier leichter.

Grundvoraussetzungen für eine gelungene Weihnachtsfeier – die Gäste und das Budget

Zunächst ist es wichtig, für die Weihnachtsfeier ein festes Budget einzuplanen. In der Regel sollte eine bestimmte Summe pro Gast zur Verfügung stehen, nachdem sich alle weiteren Entscheidungen richten. Selbstredend sollte möglichst früh feststehen, welche Gäste geladen werden und mit wie vielen Personen zu rechnen ist. Um in Erfahrung zu bringen, an welchen Terminen die Gäste Zeit haben, empfiehlt sich eine kostenlose Umfrage mit dem Doodle. Steht erst einmal fest, wie viel die Weihnachtsfeier kosten darf und wie viele Personen in etwa daran teilnehmen, so kann mit der Planung wichtiger Programmdetails wie Catering, Musik und Geschenken begonnen werden.

Die Location – das Ambiente muss stimmen

In den meisten Fällen werden Weihnachtsfeiern auf dem Unternehmensgelände bzw. im Büro stattfinden. Wo allerdings nicht genügend Raum für die große Gesellschaft vorhanden ist, bietet es sich an, eine andere Location zu suchen. Viele Veranstaltungssäle und Restaurants bieten bereits ein Rund-um- sorglos-Weihnachtsfeiern-Paket an. Allerdings sollte mit der Reservierung einer Location nicht zu lange gewartet werden, denn gerade in der Weihnachtszeit sind diese natürlich sehr begehrt und entsprechend schnell ausgebucht.

Das leibliche Wohl der Gäste

Neben der Location sind das Essen und das Abendprogramm wohl die wichtigsten Faktoren für ein gelungenes Fest. Damit alle Gäste kulinarisch verwöhnt werden, sollte bei der Menu- bzw. Buffetzusammenstellung auch an Alternativen für Vegetarier, Veganer und Allergiker gedacht werden. Ob unter den Gästen bestimmte Essgewohnheiten oder Diäten eingehalten werden müssen, sollte einfach bei der Einladung bzw. der Teilnahmebestätigung abgefragt werden. Zudem sollte überlegt werden, ob ein Catering-Menu oder besser ein Buffet in kalter und warmer Form dem Anlass entsprechend ist. In der Regel hat der Organisator, bei einem Buffet mehr Flexibilität als bei einer Menu-Karte zu erwarten.

Das Rahmenprogramm und die Technik

Wenn die Location steht, sollte geprüft werden, ob für das Rahmenprogramm alle technischen Voraussetzungen gegeben sind oder ob in Sachen Licht, Ton, Beamer und Leinwand noch etwas benötigt wird. Wer musikalische Begleitung gebucht hat, der braucht sich in der Regel keine Sorgen zu machen, da die Musiker ihr Equipment selbst mitbringen. Bei Hifi-Anlagen und CDs sieht es anders aus.

Wenn der Weihnachtsmann kommt….

Kleine Geschenke erhalten bekanntlich die Freundschaft. Insbesondere bei einer Weihnachtsfeier sollte für jeden Gast ein kleines Geschenk eingeplant werden, welches entweder am Platz deponiert oder von einem bestellten Weihnachtsmann übergeben werden kann. Eine solche Anerkennung wirkt sich auf das Gefühl der Mitarbeiter ebenso positiv aus, wie ein Werbegeschenk beim eingeladenen Geschäftspartner oder Kunden einen guten Eindruck hinterlässt. Ein Geschenk mit individueller Schleife ist in der Weihnachtszeit zudem immer ein Hingucker und zeigt, dass man an einen Menschen besonders gedacht hat.