Projektmanagement mit Tools, Software und Dienstleistungen verbessern

Früher nahmen Unternehmen Aufträge an oder arbeiteten in verschiedenen Abteilungen, heute gibt es fast nur noch Projekte, die gemanagt werden müssen. Und das läuft meist neben dem Kerngeschäft, eigene Projektmanager/-innen allein für die Planung, Koordination und Auswertung der Projekte leisten sich längst nicht alle. Und das ist auch verständlich: Personal kostet Geld. Kein Personal kann aber noch teurer werden. Nämlich spätestens dann, wenn die Projekte scheitern.

Projektmanagement ist ein Vollzeitjob

Projektmanagement bedeutet, dass eine Person bei der Planung, Durchführung und Auswertung eines Projekts das letzte Wort hat. Irgendjemand muss weisungsbefugt sein und sollte nicht nur vom eigentlichen Kerngeschäft Ahnung haben, sondern auch von Management, Personalführung, sinnvoller Planung von verschiedenen Arbeitsschritten und vor allem vom Umgang mit Menschen. Denn Projektmanagement ist ganz viel Kommunikation zwischen Auftraggebern und -geberinnen sowie den Auftragnehmerinnen und -nehmern. Damit diese Kommunikation gelingt, ist es wichtig, immer erreichbar zu sein. Damit man auch in Meetings und Konferenzen, im Kundengespräch und bei der eigentlichen Arbeit erreichbar bleibt, bietet sich ein externer Bürodienstleister an.

Neben permanenter telefonischer Erreichbarkeit ist die korrekte Ansprache wichtig. Die Bürodienstleister bieten individuelle Ansprachen am Telefon an. Individualisierte Ansprachen wirken persönlicher und zeigen den Kunden und Kundinnen erst einmal, dass sie mit ihrem Anruf nicht stören. Büroservice24 bietet sogar mehrsprachige Telefondienste an. Für eingehende Anrufe werden Notizen verfasst, die dann per E-Mail oder SMS weitergeleitet werden. Es können Terminabsprachen getroffen und natürlich können auch einfach nur ein paar Daten und Fakten zum Unternehmen abgerufen werden.

Asana für die Planung

Viele Gründer und Start-Ups schwören auf Asana. Die Software ist kostenlos und kann für verschiedene Zwecke genutzt werden. Auf der Benutzeroberfläche zeigt sie drei Spalten. Ganz links wird das Projekt selbst eintragen. In der mittleren Spaltung stehen alle möglichen dafür nötigen Maßnahmen bis hin zu der benötigten Anzahl von Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen, Terminen für Zulieferer und vieles mehr.

Auch Bitrix 24 ist kostenfrei. Die Software hilft, ein Projekt zu planen und auch durchzuführen. Hier sind Team-Chats integriert, Social-Media-Kanäle können bedient werden, Videokonferenzen und ein Terminkalender runden das Paket ab. Zeiterfassung, Aufgabenverwaltung und abschließendes Lob sind natürlich auch hier integriert. Besonders wichtig ist aber immer, dass Projekte am Ende ausgewertet werden können. Denn erst in der Nachbesprechung und der Evaluation zeigt sich, ob das Projekt wirklich so war, wie sich die Projektleiter das vorgestellt hatten. Bitrix 24 ist extrem umfangreich. Neben der kostenlosen Version gibt es auch verschiedene kostenpflichtige Ausführungen.

Mit oder ohne Cloud

Verbraucher/-innen sind seit einigen Monaten irritiert: – keiner weiß so genau, was mit der DSGVO auf uns zukommt. Daher sollten nicht alle sensiblen Daten, die mit einem Projekt verbunden sind, einfach in einer Cloud verschwinden. Das ist aber kein Grund, kostenlose Software abzulehnen. Die Cloud wird auch gar nicht unbedingt benötigt, Denn mit Gantt Project geht es auch ohne Internet. Nicht jede Software ist mit den deutschen Datenschutzbestimmungen vereinbar. Da ist es manchmal besser, wenn sensibel Daten nur lokal und nicht in der Cloud gelagert werden.

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