Dokumente sicher versenden: Diese Optionen stehen zur Auswahl

(fu – 2.5.24) Wenn es darum geht, wichtige Dokumente und Papiere sicher zu versenden, gibt es ganz unterschiedliche Möglichkeiten. Mit diesen können Absender verhindern, dass der Brief unterwegs beschädigt wird, und auch ein Verlust auf dem Postweg lässt sich häufig vermeiden. Dabei kommt es auf das richtige Verpackungsmaterial ebenso an wie auf die korrekte gewählte Versandoption: Wer auf Nummer sicher gehen will, sollte sich unbedingt für Qualität und Versicherung entscheiden.

Welche Verpackungen sollten zum Einsatz kommen?

Normalerweise landen Briefe ganz klassisch in einem herkömmlichen Briefumschlag. Umschläge gibt es in vielen verschiedenen Größen und Ausführungen, so zum Beispiel mit Fenster oder ohne. Relevant ist an dieser Stelle zunächst einmal die richtige Größe. Der Absender sollte beim Kartonagen kaufen und nutzen verhindern, dass die Papiere unnötig geknickt werden. Der Umschlag sollte daher immer die passenden Abmessungen haben. Für Dokumente, die am besten gar nicht geknickt werden dürfen, empfiehlt sich ein Maxibriefkarton. Dieser ist auch eine gute Wahl, wenn gleich mehrere Seiten versendet werden sollen, die in einem Umschlag mit klassischen Abmessungen keinen Platz finden. Maxibriefkartons zeichnen sich zudem häufig durch eine erhöhte Stabilität aus und können so zusätzlichen Schutz während des Transports bieten. Selbstverständlich muss jeder Umschlag immer gut verschlossen werden. Heutzutage verfügen die meisten Varianten über einen selbstklebenden Verschluss, der ein unabsichtliches Öffnen verhindert. Es ist zusätzlich aber auch möglich, einen Klebestreifen zu verwenden und so für doppelten Schutz zu sorgen. Wasserdichte Varianten sind in den meisten Fällen nicht erforderlich, da Zusteller bei ihrer Arbeit darauf achten, die Sendungen möglichst sicher und trocken zu halten. Kleinere Wassermengen etwa durch Regentropfen fügen insbesondere stabileren Umschlägen keinen Schaden zu. Eine zusätzliche Klarsichtfolie kann im Zweifelsfall aber dennoch nicht schaden.

Wichtige Papiere per Einschreiben verschicken

Nicht nur die Beförderung wichtiger Dokumente kann eine Herausforderung darstellen. Auch die Zustellung selbst bedarf besonderer Aufmerksamkeit. Es kommt zwar vergleichsweise selten vor, aber trotzdem können Sendungen auf dem Postweg verloren gehen. Wer sichergehen möchte, dass den versendeten Papieren auch wirklich an ihrem Bestimmungsort eintreffen, sollte sich für einen versicherten Versand entscheiden. Hier erhält der Absender eine Sendungsnummer, über die im Zweifelsfall nachvollzogen werden kann, was mit dem Umschlag geschehen ist. Eine weitere Option ist das Versenden per Einschreiben. Diese empfiehlt sich vor allem dann, wenn Absender sicherstellen möchten, dass die Sendung in Empfang genommen wurde. Wird der Brief zugestellt, muss der Empfänger den Erhalt mit einer Unterschrift bestätigen. So kann später etwa nicht behauptet werden, dass die Sendung nicht angekommen sei. Bei Schreiben, die termingerecht zum Beispiel bei einer Behörde eintreffen müssen, ist der Versand per Einschreiben dringend zu empfehlen. Auch hier gibt es eine Sendungsnummer, die im Zweifelsfall genutzt werden kann, um die Zustellung und deren Datum nachzuweisen. Darüber hinaus enthält der Ausdruck mit der Sendungsnummer auch den genauen Zeitpunkt der Aufgabe des Briefes in der Poststelle. Damit lässt sich nachweisen, dass der Versand fristgerecht erfolgt ist. Naturgemäß fallen Sendungen per Einschreiben oder mit einer zusätzlichen Versicherung etwas teurer aus als der herkömmliche Versand. Dafür bieten diese Möglichkeiten aber auch mehr Sicherheit, wenn es darum geht, wichtige Dokumente und Papiere zuzustellen.