Leimener Orga-Gutachten: Leistungsfähige Verwaltung – Probleme im Detail

(14.12.2017) Am 27. Oktober 2016 hatte der Gemeinderat beschlossen, die Gemeindeprüfungsanstalt Baden-Württemberg (GPA) mit einer Organisationsuntersuchung der Stadtverwaltung zu beauftragen.

Zwei Mitarbeiter der GPA untersuchten dabei den Aufbau der Stadtverwaltung. Die Stadt stellte ihnen sämtliche für die Untersuchung notwendigen Grundinformationen zu Verfügung, unter anderem Organisationspläne, Stellenbeschreibungen, Haushaltspläne und Personaldaten.

Die Stellen von über 150 Mitarbeitern in der Kernverwaltung wurden untersucht, indem nach einer allgemeinen Informationsveranstaltung den Mitarbeitern Fragebögen ausgegeben und Einzelinterviews geführt wurden. Ausgenommen waren andere städtische Angestellte, etwa in Schulen, Kindergärten und Eigenbetrieben.

Die GPA wertete die Daten aus und verglich sie mit dem landesweiten Standard. Nach Durchsicht und redaktionellen Korrekturen liegt nun die Endfassung vor. Diese wurde am 14. Dezember in einer eigens einberufenen Personalversammlung zunächst den Mitarbeitern selbst vorgestellt, bevor sie am gleichen Abend in einer nichtöffentlichen Sitzung den Mitgliedern des Gemeinderats erläutert wurde.

Der Stadtverwaltung wird darin bestätigt, dass sie insgesamt leistungsfähig und der Organisationsaufbau landesüblich ist, auch wenn an einigen Stellen Änderungen vorgeschlagen werden. Dies auch vor dem Hintergrund, dass sich sowohl personelle Über- als auch Unterbesetzungen in einzelnen Ämtern herausgestellt haben.

Die Mitarbeiterbefragung ergab, dass 96% angaben, in ihrem Arbeitsbereich innerhalb des gesetzten Rahmens selbständig arbeiten zu können, zudem sind 91% mit ihren Befugnissen am Arbeitsplatz zufrieden. Auch das Arbeitsumfeld und die zur Verfügung stehenden Arbeitsmittel werden von 90% mit „gut“ bewertet, 87% sind mit den Arbeitsabläufen zufrieden. Auch bei der Geschäftsverteilung (87%), der Stellvertretung (91%), den zur Verfügung stehenden Informationen (80%) und dem Fortbildungsangebot (77%) sind die Noten überwiegend positiv.

Allerdings wurde gerade das Fortbildungsangebot auch von 6% der Mitarbeiter als „schlecht“ bezeichnet, hier besteht also noch Verbesserungsbedarf. Insgesamt urteilten auch 54% der Mitarbeiter, dass die interne Zusammenarbeit verbesserungswürdig sei, ebenso sollte der Informationsfluss insgesamt verbessert werden (44%). 31% bemängeln, dass es keine regelmäßigen internen Besprechungen gebe und 21% bezeichnen die fachliche Unterstützung als nicht ausreichend.

Ein Problem sieht die GPA auch in der Altersstruktur der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Nur 12% seien bis 30 Jahre alt (das Soll liegt bei 30%). 44% seien bis 50 Jahre alt und ebenso viele über 50 Jahre. „Es sind verhältnismäßig wenige Nachwuchskräfte vorhanden, die in der Zukunft die Aufgaben der altersbedingt ausscheidenden Kollegen übernehmen können“, so das Fazit dieser Untersuchung.

Das Gutachten geht jetzt in die einzelnen Ämter, die es nun im Lauf der nächsten Zeit in die tägliche Arbeitspraxis umsetzen. „Auch hier“, so OB Reinwald, „werden wir mit den gewonnenen Ergebnissen natürlich sorgsam auch unter Berücksichtigung des Datenschutzes umgehen. Letzterer ist auch der Grund, warum das Gutachten nicht öffentlich zugänglich gemacht werden kann, dies ist auch mit der GPA so erörtert worden und allgemein üblich. Wir werden es nun nach und nach umsetzen, auch wenn wir dies natürlich nicht in jedem Fall eins zu eins machen können. Das Gutachten gibt uns die wichtigen Rahmenbedingungen vor, um die Stadtverwaltung fit für die vor uns liegenden Herausforderungen zu machen.“