Personalmanagement – wie Software auch kleineren Unternehmen hilft

(fu – 7.5.25) Ob Gehaltsabrechnung, Urlaubszeiten oder Projektplanung, digitale Lösungen steigern die Effizienz vieler Arbeitsprozesse. Kleine und mittlere Firmen fragen sich, ab welchem Zeitpunkt die Einführung einer Software zur Erfassung und Verarbeitung dieser und weiterer Informationen lohnt. Dabei ist bereits in der Gründungsphase die Einführung einer entsprechenden Lösung sinnvoll.

Von Anfang an zu sicheren Abläufen

Für kleine Unternehmen bringt die fortschreitende Digitalisierung größere Herausforderungen als für Großkonzerne mit sich. Ohne eine eigene IT- oder HR-Abteilung, sind sämtliche Aufgaben durch eine kleine Anzahl an Personen zu übernehmen. Um hierbei rechtliche Themen, das Finanz- und Rechnungswesen oder die Bedürfnisse aller Mitarbeiter im Auge zu behalten, ist jede technische Hilfe anzuraten.

Dies gilt umso mehr in Zeiten der digitalen Transformation, die kleine und mittelständische Firmen gleichermaßen betrifft. Kunden und Business-Partner erwarten ähnlich schnelle und strukturierte Abläufe wie bei größeren Unternehmen, so dass die Einarbeitung in entsprechende Themen unabhängig von Branche und Größe des Betriebs unerlässlich ist.

Schnelle und sichere Betriebsabläufe lassen sich nur gewährleisten, wenn von Beginn an auf die richtige, technische Unterstützung vertraut wird. Hierbei lohnt ein systematischer Ansatz, damit sich die Geschäftsführung oder die beauftragten Mitarbeiter nicht in diverse Produkte und Programme eindenken müssen.

Professionelle Software für das Personalmanagement nutzen

Viele Anforderungen in der Verwaltung eines Unternehmens fallen in den Bereich des Personalmanagements. Zeit-, Talent- und Projektmanagement sind für Firmen unabhängig von der Größe genauso relevant wie ein Überblick über Urlaubs- und Krankentage der gesamten Belegschaft. Im finanziellen Bereich sind die Gehaltsabrechnung oder die Nutzung einer Firmenkreditkarte mögliche Themen einer intelligenten, digitalen Verwaltung.

Spezialisierte Anwendungen wie factorial fassen diese und weitere Funktionen in einer einzigen Personalmanagement Software zusammen. Der Vorteil solcher All-in-One-Lösungen liegt in der Möglichkeit, die gewünschten Funktionen tatsächlich auf den eigenen Bedarf abstimmen zu können. So wächst die Software und ihre Einsatzfelder mit dem eigenen Unternehmen mit.

Auch aus Gründen der Sicherheit ergibt die Einführung einer solchen Software Sinn. So lassen sich digital alle relevanten Personaldokumente zentral verwalten, um sie im Bedarfsfall mit einem Klick verfügbar zu machen. Viele administrative Prozesse lassen sich so binnen weniger Sekunden abwickeln.

Bereit für kleinere Betriebe interessant

Faktoren wie Zeit und Effektivität werden von kleineren Unternehmen unterschätzt, sind jedoch gerade für sie beim Software-Einsatz interessant. Die Praxis zeigt, dass zu den größten Herausforderungen für KMU der richtige Umgang mit zeitintensiven Pflichten und „Nebenschauplätzen“ gegenüber dem eigentlichen Unternehmenszweck fehlt.

Mit einer Software für Personalmanagement werden viele Prozesse der Verwaltung zeitlich auf ein Minimum reduziert. So bleiben mehr Freiräume, um sich den eigentlichen Zielen wie einem intensiven Kundenkontakt oder der persönlichen Bewerbung der eigenen Produkte und Services zu widmen. Je kleiner ein Unternehmen ist und je weniger spezialisiert einzelne Mitarbeiter sind, umso mehr macht sich dieser Vorteil im Arbeitsalltag bemerkbar.

Zufriedenheit der Belegschaft fördern

In größeren Dimensionen gedacht, lassen sich mit der Einführung einer Software für Personalmanagement auch alltägliche Streitpunkte der Belegschaft einfacher meistern. Dies gilt beispielsweise bei Planungen für den Urlaub, um die Beantragung und Abstimmung der jeweiligen Urlaubstage zentral und übersichtlich zu regeln.

Auch die Gehaltsabrechnung oder andere relevante Dokumente können über eine Software zur Verfügung gestellt werden und verkürzen den Zeitraum zwischen Anfrage und Aushändigung. Dies steigert die Zufriedenheit des Arbeitnehmers im Umgang mit der Geschäftsführung.