(fu – 11.9.26) Mobilität ist für viele deutsche Unternehmen ein erheblicher Kostenfaktor. Ob Handwerksbetrieb mit mehreren Transportern, Pflegedienst mit Dienstwagen oder Spedition mit einer großen Lkw-Flotte: Kraftstoff, Wartung, Maut, Verwaltung und zunehmend auch Ladestrom müssen zuverlässig organisiert werden. Gleichzeitig erwarten Unternehmen mehr Transparenz über ihre laufenden Fahrzeugkosten. Ein professionelles Fuhrparkmanagement betrachtet deshalb längst nicht mehr nur den Preis an der Zapfsäule, sondern den gesamten Prozess rund um betriebliche Mobilität.
Fuhrparkmanagement beginnt mit transparenten Daten
Eine Tankkarte Deutschland kann ein Baustein sein, um Tankvorgänge zentral abzurechnen und den Verwaltungsaufwand zu reduzieren. Statt Fahrer regelmäßig Bargeld auslegen zu lassen oder einzelne Tankbelege einzusammeln, können Unternehmen Transaktionen gebündelt erfassen. Gerade bei mehreren Fahrzeugen erleichtert dies die Zuordnung von Kosten und schafft eine bessere Grundlage für die Auswertung des tatsächlichen Verbrauchs.
Wer Fahrzeugkosten senken möchte, muss zunächst wissen, wo sie entstehen. Dabei reicht es nicht, nur die monatliche Kraftstoffrechnung zu betrachten. Sinnvoll ist eine Auswertung pro Fahrzeug, Fahrer, Kilometer und Einsatzgebiet.
So kann beispielsweise ein Transporter auf den ersten Blick günstige Kraftstoffkosten verursachen, aufgrund hoher Laufleistung aber überdurchschnittlich teuer sein. Umgekehrt können Fahrzeuge mit höherem Verbrauch wirtschaftlich sinnvoll eingesetzt werden, wenn sie für bestimmte Transportaufgaben unverzichtbar sind.
Diese Kennzahlen sollten Fuhrparkmanager besonders im Blick behalten:
- Kraftstoffkosten je 100 Kilometer
- Durchschnittsverbrauch je Fahrzeug
- Gesamtkosten pro gefahrenem Kilometer
- Maut- und AdBlue-Kosten bei Lkw
- Standzeiten und ungeplante Ausfälle
- Kosten für Umwege und ineffiziente Tankstopps
Expertentipp: Definieren Sie wenige, aber aussagekräftige Kennzahlen für Ihren Fuhrpark. Besonders hilfreich sind Kraftstoffkosten je 100 Kilometer, Verbrauch je Fahrzeug, Gesamtkosten je Kilometer und ungeplante Standzeiten. Bei Lkw sollten zusätzlich Maut- und gegebenenfalls AdBlue-Kosten berücksichtigt werden.
Digitale Flottenlösungen können diese Daten zusammenführen. Telematik bietet beispielsweise die Möglichkeit, Fahrzeugbewegungen und relevante Betriebsdaten digital auszuwerten. Der Nutzen entsteht allerdings nicht allein durch die Technik, sondern vor allem durch regelmäßige Analyse und klare Prozesse im Unternehmen.
Kraftstoff bleibt ein wichtiger Kostenhebel
Trotz wachsender Elektromobilität spielt Kraftstoff für zahlreiche gewerbliche Flotten in Deutschland weiterhin eine zentrale Rolle. Besonders bei Transportern und schweren Nutzfahrzeugen können bereits kleine Unterschiede beim Dieselverbrauch erhebliche Auswirkungen auf die Jahreskosten haben. Entscheidend ist deshalb nicht ausschließlich, wo der Liter Diesel oder Benzin am günstigsten angeboten wird. Auch Umwege zur Tankstelle, Standzeiten, Tankstellennetz und Abrechnungsbedingungen gehören in die Kalkulation.
Das Bundeskartellamt weist darauf hin, dass sich Kraftstoffpreise in Deutschland im Tagesverlauf mehrfach verändern können und Preisvergleiche Einsparmöglichkeiten bieten. Besonders Autobahntankstellen können deutlich teurer sein als andere Standorte. Unternehmen sollten Tankstopps deshalb möglichst in die Routenplanung integrieren, statt Fahrer erst bei fast leerem Tank nach der nächsten Station suchen zu lassen.
Expertentipp: Berechnen Sie nicht nur den Kraftstoffpreis, sondern die Kosten des gesamten Tankstopps. Eine vermeintlich günstige Tankstelle lohnt sich nicht, wenn dafür ein längerer Umweg, zusätzliche Arbeitszeit und ein höherer Kraftstoffverbrauch entstehen. Für Flotten zählt der wirtschaftlichste Stopp – nicht zwangsläufig der niedrigste angezeigte Literpreis.
Weniger Belege, weniger Verwaltungsarbeit
Ein häufig unterschätzter Kostenblock im Fuhrpark ist die Administration. Einzelne Quittungen müssen gesammelt, geprüft, Fahrzeugen oder Kostenstellen zugeordnet und anschließend verbucht werden. Bei wenigen Fahrzeugen ist dieser Aufwand überschaubar. Mit wachsender Flotte vervielfacht er sich jedoch.
Digitale Abrechnungsprozesse können hier einen größeren wirtschaftlichen Effekt haben, als es auf den ersten Blick scheint. Werden Transaktionen zentral dokumentiert, können Buchhaltung und Fuhrparkmanagement schneller erkennen, wann, wo und für welches Fahrzeug Ausgaben entstanden sind.
Das verbessert zugleich die interne Kontrolle. Ungewöhnlich hohe Tankmengen, häufige Transaktionen oder Einkäufe außerhalb definierter Kategorien lassen sich leichter identifizieren, wenn die Daten strukturiert vorliegen.
Expertentipp: Legen Sie für Tankkarten klare Nutzungsregeln fest. Dazu gehören erlaubte Produktgruppen, Ausgabenlimits und Vorgaben dazu, ob eine Karte einem Fahrer oder einem bestimmten Fahrzeug zugeordnet wird. Prüfen Sie anschließend regelmäßig Ausnahmen statt jede einzelne Transaktion manuell zu kontrollieren.
Für Lkw-Flotten gehört die Maut in die Gesamtrechnung
Für Speditionen und Unternehmen mit schweren Nutzfahrzeugen ist Kraftstoff nur ein Teil der Rechnung. Auch die Lkw-Maut kann die Kosten einer Route wesentlich beeinflussen. Die Mautsätze in Deutschland berücksichtigen unter anderem Gewichtsklasse, Schadstoffklasse und CO₂-Emissionsklasse des Fahrzeugs. Informationen zur aktuellen Systematik stellt das Bundesamt für Logistik und Mobilität bereit.
Für Flottenmanager bedeutet das: Eine wirtschaftliche Routenplanung sollte Kraftstoffverbrauch, Fahrzeit, Maut, mögliche Staus und notwendige Pausen gemeinsam betrachten. Die kürzeste Strecke ist nicht automatisch die günstigste.
Ein Preisvergleich mit System lohnt sich
Für die Beobachtung der Kraftstoffpreise gibt es in Deutschland eine gute Datengrundlage. Die Markttransparenzstelle für Kraftstoffe des Bundeskartellamts erfasst Preisinformationen von rund 15.000 Tankstellen und gibt sie an zugelassene Verbraucher-Informationsdienste weiter. Dadurch können aktuelle Preise über entsprechende Apps und Dienste verglichen werden.
Für einen Unternehmer ist jedoch eine andere Frage mindestens ebenso wichtig: Passt das Tankstellennetz zu den tatsächlichen Routen der Fahrzeuge? Eine Karte mit attraktiven Konditionen bringt wenig, wenn Fahrer regelmäßig Umwege zu Akzeptanzstellen fahren müssen.
Expertentipp: Analysieren Sie vor der Auswahl einer Tankkarte für vier bis acht Wochen die häufigsten Strecken und Tankorte Ihrer Flotte. Prüfen Sie anschließend, welche Lösung diese Gebiete tatsächlich abdeckt. Für international eingesetzte Lkw sollte die Analyse außerdem Transitländer und regelmäßig angefahrene Logistikstandorte einschließen.
Elektromobilität verändert das Flottenmanagement
Für viele Unternehmen wird der Fuhrpark in den kommenden Jahren heterogener. Diesel- und Benzinfahrzeuge können parallel zu Plug-in-Hybriden und vollelektrischen Fahrzeugen eingesetzt werden. Dadurch verschiebt sich die Aufgabe vom reinen Kraftstoffmanagement hin zum Energiemanagement.
Fuhrparkverantwortliche sollten deshalb bereits heute überlegen, wie Tank- und Ladevorgänge gemeinsam ausgewertet werden können. Relevant sind dabei nicht nur die Energiepreise, sondern auch Ladezeiten, Verfügbarkeit von Ladepunkten, Einsatzprofile und die Möglichkeit, Fahrzeuge am Unternehmensstandort zu laden.
Fazit: Gute Fuhrparksteuerung betrachtet die Gesamtkosten
Eine Tankkarte kann Unternehmen dabei helfen, Zahlungs- und Abrechnungsprozesse im Fuhrpark zu strukturieren. Ihr tatsächlicher Nutzen hängt jedoch davon ab, wie gut sie in das gesamte Mobilitätsmanagement eingebunden wird.
Unternehmen sollten daher nicht ausschließlich fragen: „Wo können wir günstiger tanken?“ Die strategisch bessere Frage lautet: „Wie reduzieren wir die Gesamtkosten jeder betrieblichen Fahrt?“ Wer Kraftstoff, Administration, Routen, Maut, Standzeiten und Energieversorgung gemeinsam betrachtet, schafft die Grundlage für einen wirtschaftlicheren und zukunftsfähigen Fuhrpark.
